Закупочный процесс как основа снабжения: взгляд со стороны поставщика

Автор: Михаил Шелоумов, региональный директор ООО «ЭТП РФ»

Многие компании воспринимают участие в государственных закупках как простую возможность увеличить продажи. Кажется, достаточно найти закупку, подать заявку и выиграть. Однако практика показывает обратное. Ошибочно думать, что специалистом по закупкам может быть любой сотрудник. Это узкая профессиональная область, требующая внимательности, знаний законодательства и умения выстроить внутренние процессы компании под строгие регламенты системы.

Пример из практики. Строительная компания долгое время не могла выиграть ни одной конкурентной закупки. Задача от собственника была поставлена четко — «запустить продажи через тендеры». В штате работал сотрудник, который еженедельно формировал список закупок, отправлял его в сметный отдел, и там в течение месяца рассчитывали возможное снижение цены. Формально логика была выстроена, но по факту компания постоянно опаздывала: срок подачи заявок составлял всего 7 дней. В результате потенциальные тендеры проходили мимо. Главный вывод: без выстроенной системы мониторинга и принятия решений участие в закупках превращается в формальность без реального результата.

Этап 1. Поиск закупок

Первый шаг для поставщика — найти закупку. Источник — Единая информационная система (ЕИС). Ключевой документ заказчика — план-график закупок. Именно он определяет, какие закупки и в какие сроки будут размещены.

С 2020 года заказчики формируют только план-график (ч. 1 ст. 16 44-ФЗ). Он создается в электронном виде, подписывается электронной подписью и проходит проверку контролирующего органа. Включение закупки в план-график является обязательным условием для публикации извещения.

Однако поставщику важно понимать противоречие: заказчик может подготовить всю документацию заранее (ТЗ, проект контракта, расчет НМЦК), но не включать закупку в план-график до последнего момента. В итоге поставщики, которые «мониторят» только планы-графики, рискуют пропустить процедуру.

Совет. Использовать поисковые системы (например, СБИС), которые позволяют анализировать как планы-графики, так и уже опубликованные закупки, плюс смотреть ретроспективу по нескольким годам. Это помогает:

• отслеживать «хитрых» заказчиков;
• выявлять устойчивые связи «заказчик — поставщик»;
• прогнозировать периоды закупочной активности.

Этап 2. Работа с КТРУ

Законодательство обязывает заказчиков использовать каталог товаров, работ и услуг (КТРУ). Это шаблон описания предмета закупки, созданный на основе ОКПД-2, с перечнем типовых характеристик.

Для поставщика КТРУ имеет практическое значение:

• позволяет точно настраивать поиск по кодам;
• исключает искажения в наименованиях («лот №1» вместо конкретного описания);
• помогает сопоставлять цены и характеристики.

Совет. Следите, чтобы наименования и характеристики в закупочной документации совпадали с КТРУ. Несоответствие — повод для обжалования закупки в ФАС.

Этап 3. Анализ закупочной документации

Самый критичный этап для поставщика. Здесь часто скрыты «подводные камни», ограничивающие конкуренцию:

• Завышенная НМЦК. Явный сигнал, что документация может быть «заточена» под конкретного исполнителя.
• Подозрительная история победителей. Если в течение нескольких лет выигрывает один и тот же поставщик — шанс у новичка минимален.
• Хитрости в ТЗ. Требование указать характеристики, доступные только обладателю готового товара, ссылки на устаревшие ГОСТы, отсутствие указания «или эквивалент».
• Жесткие штрафы в контракте. Часто именно проект договора содержит условия, делающие участие рискованным.

Совет. Всегда проверять ТЗ и проект контракта не только на соответствие закону, но и на наличие скрытых рисков: штрафов, заведомо невыполнимых условий, сомнительных требований.

Этап 4. Организация работы внутри компании

Система участия в закупках должна быть встроена во внутренние бизнес-процессы. Оптимально разделять функции:

• Менеджер по тендерным продажам — поиск и подача заявок.
• Менеджер по продажам/сметчик — расчет себестоимости и «стоимости падения».

Типичные ошибки компаний:

• ставка на «универсального специалиста» (один человек ищет, считает и готовит документы);
• отсутствие четкой процедуры первичного и финального отбора закупок;
• игнорирование ретроспективного анализа заказчика.

Совет. Создайте внутренний регламент и укажите в нем, кто и в какие сроки ищет закупки, кто рассчитывает экономику, кто принимает решение об участии. Это позволяет сократить время реакции и исключить хаос.

Этап 5. Участие в конкурентной процедуре

Завершающий шаг — подача заявки и участие в аукционе. Здесь тоже есть типичные риски:

• ошибки в настройках софта ЭТП — неверно установлен лимит снижения цены;
• несвоевременное подписание контракта — прямой путь в реестр недобросовестных поставщиков;
• недооценка затрат — контракт выигрывается, но выполнение убыточно.

Успешное участие в закупках — это не удача и не «быстрая сделка». Это результат выстроенной системы мониторинга, анализа и подготовки.

Совет. Используйте автоматизацию настройку пределов снижения цены, напоминания о сроках подписания договора, контроль калькуляции расходов. Это помогает избежать случайных ошибок и не попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Вывод

Закупочный процесс — это не только про заказчика, но и про поставщика. Для последнего ключевыми факторами успеха становятся:

• грамотный поиск и мониторинг закупок;
• использование КТРУ и аналитических инструментов;
• внимательная работа с документацией;
• выстроенные внутренние бизнес-процессы.

И самое главное — участие в закупках не гарантирует победы. Но системный подход позволяет минимизировать риски, увеличить вероятность успеха и постепенно сформировать портфель государственных контрактов.