Федеральное Казначейство в подробных деталях рассказало о работе сервиса заключения электронных договоров в системе ГИС ТОРГИ.
Обучающее мероприятие состоялось одновременно с презентацией системы на XIX Всероссийском Форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ» в Москве в мае текущего года. ГИС ТОРГИ – это новая цифровая платформа, которая охватывает весь комплекс имущественных отношений в стране, связанных с продажей и арендой имущества.
Электронный договор в – это в первую очередь структурированный документ. Термин «структурированный» здесь является ключевым.
Подготовка проекта договора автоматизирована, на основании подбора связанных данных. Электронный договор является юридически значимым документом, и может быть передан третьим лицам. Он котируется контролирующими, судебными и иными органами государственной власти.
Владимир Сидоров, руководитель проекта разработки Федерального казначейства:
– Важно отметить, что мы используем формат Федеральной налоговой службы. У нас есть отработка момента передачи заключенного электронного договора в рамках процесса истребования для автоматизированной обработки в ФНС.
Договор в ГИС ТОРГИ – это не только сам документ, а целая инфраструктура, которая обеспечивает взаимодействие участников электронной сделки. (*От момента подготовки проекта договора, до согласования и подписания его сторонами). Применяется ряд настраиваемых инструментов, которые позволяют правообладателю и участнику сделки сконфигурировать процесс заключения в соответствии с установленной практикой и регламентами. Например, для особого порядка подписания договора.
В ГИС ТОРГИ применяется система автоматических контролей, которая следит за наполнением позиций договора, корректностью данных: 1) самой возможности заключения договора на текущем этапе (на основании результатов торгов, поступающих протоколов), 2) сроков подписания каждой из сторон.
Электронный договор – это ключевой источник сведений для всех последующих этапов жизненного цикла сделки в ГИС ТОРГИ – и для последующего исполнения условий заключенного договора.
Каким образом формируется структура (титул) договора?
– Мы опираемся на те объекты в системе и те данные, которые имеются до заключения электронного договора, – пояснил Владимир Сидоров. – Это документы непосредственно из процедуры торгов (извещение, протокол с результатами), верифицированные данные из различных государственных реестров. Также реализована развитая система настройки полномочий, которая позволяет внутри функционала участника сделки настроить удобную ролевую модель в зависимости от установленных регламентов.
В настоящий момент титул электронного договора в ГИС ТОРГИ представляет более 120 реквизитов для заполнения правообладателем. Цифра варьируется в зависимости от вида договора и от условий, которые подгружены в конкретный договор.
Примерно 75% этого реквизитного состава заполняется автоматически на основании связанных объектов в системе ГИС ТОРГИ.
Результатом реквизитов, которые внес правообладатель, является машиночитаемое представление. Оно может быть использовано при взаимодействии со сторонними информационными системами.
На основании структурированных данных формируется так называемый титульный лист: это лидирующие страницы документов договора (они представлены в виде таблицы, содержащей перечисление реквизитов из машиночитаемого представления). Неотъемлемая часть договора – это прилагаемые файлы. То есть, речь идет об устойчивом шаблоне договора.
– Правообладатель формирует каждую из составных частей этого шаблона. В итоге мы получаем единый «контейнер» c документами установленного формата и подписями сторон договора.
Каким образом происходит формирование проекта участниками сделки и непосредственное заключение договора?
В личных кабинетах участника и правообладателя есть соответствующий раздел, где представлены все проекты электронных договоров. Каждый из них обладает определенной статусной моделью. В зависимости от того, на каком этапе в процессе заключения находится документ, у каждой из сторон есть возможность отфильтровать эти документы по статусу. Также реализована развитая система поисковых фильтров, которая позволяет искать по предмету или по дате подготовки проекта.
Правообладатель при работе в системе пользуется формой проекта договора, которая уже предзаполнена. Соответственно, ему необходимо довнести недостающие обязательные структурированные сведения, проверив корректность автоматически заполненных позиций. После этого есть возможность направить проект договора на рассмотрение – то есть, предоставить доступ к проекту договора второй стороне. (Зарегистрированному в ГИС ТОРГИ участнику торгов). Тот, в свою очередь может просмотреть и даже прокомментировать документ). Далее осуществляется подписание.
Ролевая модель, матрица полномочий, реализованная в ГИС ТОРГИ позволяет (с учетом регламентов организации) определить круг лиц, которые участвуют в подготовке проекта договора, передать полномочия тому лицу, которое может его формировать или подписывать. Эта система разделения полномочий по работе с электронными документами делает ГИС ТОРГИ удобной на всех этапах сделки.
В системе ГИС ТОРГИ реализованы дополнительные сервисы и инструменты.
- Это возможность формирования дополнительных соглашений (также в электронном структурированном виде).
- Возможность обмена сообщениями между личными кабинетами участников сделки.
- Возможность сформировать визуальное представление договора с отображением оттисков с данными электронных подписей сторон договора.
- Весь процесс заключения договора сопровождается уведомлениями и напоминаниями, которые отправляются в личные кабинеты сторон сделки и дублируются на электронную почту участников.
- Реализован специальный сервис проверки визового экземпляра.
- У правообладателя в момент подготовки проекта договора есть возможность направить приглашение второй стороне для перехода к заключению договора в ГИС ТОРГИ.
- Развитая система отслеживания изменений при подготовке проекта договора.
Дополнительное соглашение может быть подписано на основании ранее заключенного электронного договора. При этом сам процесс подготовки проекта допсоглашения в электронном виде представляет из себя работу с электронной формой, содержащей реквизитный состав документа. Правообладатель видит текущие условия, после этого может внести изменения (в онлайн-режиме, в подсвеченной форме увидеть, какие условия договора сейчас меняются). После того как необходимый набор изменений в договор подготовлен, он может быть подписан правообладателем и передан в личный кабинет контрагента. В итоге формируется PDF файл с точно такой же электронной структурой, как в исходном электронном договоре. Только при этом файл содержит в себе перечисление набора изменившихся условий.
Сервис проверки визового экземпляра содержит QR-код. Для каждой из сторон сделки предусмотрена возможность при его сканировании перейти на сайт ГИС ТОРГИ и проверить текущий статус заключения электронного договора.
Возможны разные сценарии применения сервиса. Например, подписание с организацией правообладателя (когда проект договора согласуется со всеми ответственными специалистами – после чего согласование (в виде подписей на бумаге), затем передается руководителю (*ответственному за подписание договора) на электронную подпись. В этот момент у него есть возможность посредством QR-кода убедиться, что за время его согласования на бумаге набор структурированных сведений в системе не изменился. Этот сервис доступен также, после заключения договора в любой момент можно считать код, чтобы перейти к справочной информации в системе.
Подробнее об обмене сообщениями. По каждому объекту в системе на любом этапе исполнения реализована возможность инициировать чат. На протяжении всего жизненного цикла сделки есть возможность вернуться к конкретному предметному диалогу по теме.
Система автоматически отслеживает версии при подготовке проекта договора. Сколько их было, и какая именно версия передавалась на заключение. На стороне правообладателя есть более развитый функционал, который позволяет отследить (даже в подготовке одной версии), какими сотрудниками, в какие реквизиты вносились изменения.
Акт передачи имущества. В ходе процесса исполнения сделки рождается еще один немаловажный документ. Соответствующий раздел присутствует в личных кабинетах сторон договора. Возможность и процесс формирования акта передачи имущества обязательно соотносится со структурированными данными договора, которые описывали порядок передачи (тут могут быть варианты). Пока этот файл готовится не в шаблонной форме. В планах развития ГИС ТОРГИ на текущий год предусмотрено внедрение структурированного акта передачи имущества.
Комментариев пока нет